Pour une bonne compréhension des besoins, il est tout à fait autorisé voire recommandé de prévoir dans le cadre de sa consultation, une visite des lieux faisant l’objet du marché.
Intérêt et caractéristique des visites
L’intérêt de ces visites est multiple :
- renforcer la qualité des réponses des candidats ;
- rétablir l’égalité de traitement des candidats vis-à-vis du titulaire sortant, qui a connaissance des lieux ;
- éviter des contestations de la part du titulaire du marché lors de son exécution, notamment concernant des informations qui n’auraient pas été transmises avant la remise de l’offre.
Elles peuvent être…
1. Obligatoires ou facultatives
Dès lors que la visite est nécessaire, le pouvoir adjudicateur peut l’imposer sous peine de rejet de l’offre. En pratique, le certificat de visite contresigné et remis dans l’offre constitue alors la preuve de la visite et la pièce dont la transmission sine qua non conditionne la régularité de l’offre.
Ce caractère obligatoire a pour conséquence de lier l’administration et de l’obliger à rejeter toute offre de candidat n’ayant pas procédé à cette visite.
La visite peut toutefois n’être que facultative. Mais dans ce cas, le pouvoir adjudicateur peut se heurter à des contestations après la remise de l’offre.
Dans tous les cas, que le candidat ait réalisé la visite ou non, il devra être destinataire de toute question ou de tout renseignement transmis lors des visites des autres candidats.
2. Individuelle ou collective
La visite est souvent individuelle. Dans ce cas, chaque candidat, dès qu’il est disponible, prend rendez-vous avec le représentant du pouvoir adjudicateur pour visiter le chantier. Cela permet notamment de limiter le risque d’ententes entre entreprises qui auraient pu voir, lors de la visite, leurs potentiels concurrents.
Toutefois, l’inconvénient majeur de cette visite individuelle est de devoir assurer un traitement égalitaire entre les candidats en répertoriant toutes les questions et tous les renseignements donnés lors de cette visite à tous candidats et les communiquer à tous. Tous les candidats doivent avoir reçu les renseignements de manière identique.
Il est tout à fait possible de réaliser des visites collectives (CE, 24 octobre 2008, Syndicat intercommunal d’eau et d’assainissement de Mayotte, n°300034), les avantages et inconvénients étant inversement identiques.
Limites des visites
Pour autant intéressantes qu’elles soient, les visites peuvent avoir pour effet de pénaliser les candidats éloignés. Aussi le pouvoir adjudicateur ne doit pas systématiser le recours aux visites, et « la visite de chantier doit être justifiée par l’objet de la consultation et nécessaire à l’établissement de l’offre » (Rép. Min. n° 100133, JO 17 mai 2011). La visite ne doit être prévue que dans le cas où elle constitue un préalable à la réponse des candidats leur permettant d’apprécier l’étendue des prestations (exemples: visite d’un chantier dans le cas d’une réhabilitation, constat de l’état de la robinetterie dans le cas d’un marché de maintenance de robinetterie…), sous peine de contrevenir au principe d’égalité de traitement entre le candidat situé près du lieu de la visite et les candidats éloignés.
Conseils pratiques :
- Il est envisageable et tout à fait sécurisé juridiquement de proposer une indemnisation aux candidats qui se déplacent afin de ne pas pénaliser les candidats éloignés.
- Il est également envisageable à l’ère de la dématérialisation d’envisager des visites virtuelles ou préalablement enregistrées sur vidéo et mise à disposition via le DCE.
De plus, la visite doit revêtir un caractère vraiment utile pour que l’acheteur puisse valablement en exiger l’accomplissement, autrement dit la rendre obligatoire à peine de rejet de l’offre. Ce caractère utile s’apprécie in abstracto mais doit aussi s’apprécier en considération du candidat. Typiquement, la visite sur site ne présentera pas un caractère utile pour le titulaire sortant qui a déjà connaissance des lieux (CAA Bordeaux, 7 juillet 2016, Société Artelia Ville et Transport Société Artelia Eau et Environnement, n°14BX02425), ou si une « visite » via Google Earth est possible et suffisante. En pareil cas l’acheteur qui aurait prévu une visite obligatoire analysera tout de même l’offre du candidat qui ne l’aurait pas effectuée.
- Conseil pratique : s’assurer que la visite présente un caractère utile dans l’absolu, et prévoir dans le Règlement de consultation la remise d’une pièce « attestation de visite ou justificatif de ce que la visite n’avait pas d’utilité pour le candidat ».
La visite ne constitue bien sûr qu’un complément à un cahier des charges bien défini, elle ne peut être utilisée pour pallier une insuffisante définition des besoins. La détermination de l’étendue des prestations ne peut en aucun cas reposer sur une simple visite (CAA de Douai, 17 janvier 2013, Commune d’Hazebrouck, n°12DA00780).
La ou les dates à fixer pour les visites
La fixation d’une date pour une visite de chantier est aussi contraignant pour l’entreprise que pour la collectivité. Il est donc très important de prendre en compte les éléments suivants :
- date choisie pour prendre en compte les retraits tardifs de documents de consultation des entreprises;
- possibilité des entreprises de pouvoir s’organiser afin d’assister à la visite;
- délai pour remettre à tous les candidats, après la visite, les questions posées lors et les réponses (le cas échéant)
- délai suffisant laissé aux entreprises pour étudier et remettre leur offre suite à la visite
À noter que dans le cas où l’acheteur viendrait contraindre les candidats à effectuer une visite sur site, la seule contrainte imposée par le code de la commande publique est donnée par l’article R.2143-1 qui rappelle que les délais de réception des offres doivent être suffisants pour permettre à tous les opérateurs économiques de prendre connaissance de toutes les informations nécessaires à l’élaboration de leurs offres.
Le formalisme à adopter autour des visites
1. Le formalisme avant la visite
Cette disposition doit apparaitre dans le règlement de consultation de manière précise et claire (TA Rennes, 25 octobre 2010 n°10-03986), en indiquant les modalités d’exécution de cette visite (caractère obligatoire ou non, individuelle ou collective, dates réservées, etc…).
Selon la Réponse ministérielle précitée, elle n’est pas obligatoirement indiquée dans l’avis d’appel public à la concurrence, même si il s’agit d’une visite obligatoire. Cependant ce principe doit composer avec les règles issues de la modification du formulaire national standard, autrement dit : pour les marchés répondant à un besoin de plus de 90.000€ HT, la mention d’une visite obligatoire figure nécessairement dans l’avis d’appel public à la concurrence.
- Conseil pratique : Cependant il serait de bon ton de l’indiquer, surtout dans la mesure où elle ne pourra s’effectuer qu’à certaines dates, afin d’éviter les situations fâcheuses. Un candidat pourrait très bien retirer trop tard le DCE et prendre connaissance trop tard des dates de visite dans le règlement de la consultation, se voyant ainsi privé de la possibilité de déposer une offre et susceptible de contester la procédure…
Les mentions portées au RC et/ou l’AAPC peuvent être, en fonction de l’objet du marché, les suivantes :
- adresse du lieu de visite / du lieu de rendez vous
- tranche horaire / date (le cas échéant)
- la personne/service qui réalisera la visite; le numéro de téléphone de la personne à contacter pour toute question.
- visite obligatoire ou facultative
- visite individuelle ou collective
- questions autorisées ou non en cours de visite
- réponses aux questions apportées lors de la visite ou ultérieurement
2. Le formalisme pendant la visite : questions/réponses autorisées ou non ?
Les questions seront fréquemment autorisées en cours de visite, mais il sera prudent d’éviter les réponses uniquement orales apportées en cours de visite ; surtout dans le cas de visites individuelles du fait d’un risque élevé de contestations, mêmes infondées. Il est ainsi indispensable de les récapituler par écrit à l’issue de la visite et d’y joindre les réponses à l’attention de l’ensemble des candidats, déclarés et potentiels.
Il est également possible de demander aux candidats de les adresser par écrit à l’issue de la visite, via la plate-forme d’échanges.
Dans la famille des F.A.Q., je voudrais…
