La DAJ a publié sa mise à jour printanière des guides très pratiques de la dématérialisation. Cette nouvelle version est l’occasion de procéder au rafraichissement de 7 questions et d’en intégrer 5 nouvelles sur les deux guides.
Revenons sur les principaux apports de cette mise à jour.
Les données essentielles et les avenants[1] :
Les modifications de contrat qui doivent être publiées au titre des données essentielles doivent l’être sur le profil acheteur. Toutefois, seules les modifications des contrats notifiés depuis le 1er octobre 2018 sont concernées.
Pour les contrats notifiés avant le 1er octobre, la publication des données de modification se fait à la convenance de l’acheteur. Cela nécessitera toutefois de publier aussi les données du marché initial.
L’exemplaire unique[2] : L’exemplaire unique n’est qu’une « copie de l’original ». La dématérialisation n’étant pas obligatoire sur cette étape, il est donc possible d’émettre un exemplaire unique « papier », même pour un contrat dématérialisé. Si l’acheteur souhaite émettre un exemplaire unique dématérialisé, il existe deux possibilités :
- Soit le document est élaboré à partir d’un document papier, et il convient alors d’apposer la mention « exemplaire unique », de scanner le document puis de le signer électroniquement.
- Soit le document est élaboré à partir d’un document électronique, et il convient dans ce cas d’apposer un filigrane « exemplaire unique » avant de signer électroniquement le document. Pour autant cela ne permet pas de savoir si cet exemplaire électronique est vraiment le « dernier ». Cette procédure ne constituant pas une garantie suffisante sur le montant maximum de la créance cessible, un nouvel arrêté est donc attendu courant 2019 pour rendre possible la dématérialisation sécurisée du certificat de cessibilité.
Signature électronique côté opérateur économique[3] :
Là encore, tant que la signature électronique n’est pas obligatoire, il existe deux solutions si l’entreprise ne peut pas signer électroniquement son contrat :
- Cas « avec signature électronique exigée » : l’offre doit être régularisée sinon il convient de faire appel au candidat classé deuxième.
- Cas « sans signature électronique exigée » : l’entreprise doit imprimer le marché, le signer manuscritement avant de le scanner et le transmettre par voie électronique (il ne s’agit alors que d’une copie). L’original signé par l’entreprise sera ensuite transmis par voie papier après la notification du marché, cette étape mettant fin à l’obligation des échanges dématérialisés (sic).
Signature électronique côté acheteur, précisions sur le certificat de signature[4] :
Le guide rappelle que le certificat de signature est lié non pas à une fonction, mais bel et bien à une personne physique. Ce qui signifie concrètement que le maire d’une commune agissant pour sa commune et comme président de l’intercommunalité n’a besoin juridiquement que d’un seul et même certificat de signature. Toutefois, en pratique, un prestataire de service de confiance (émetteur du certificat) ou l’entité de rattachement du signataire peuvent limiter le champ d’action du certificat. Si tel est le cas, cela sera précisé dans les conditions de délivrance ou d’utilisation du certificat, et le titulaire du certificat ne pourra l’utiliser que pour l’entité ou le contexte prévu. Acheteurs, soyez donc vigilants sur le périmètre d’utilisation des certificats de signature.
En ce qui concerne les pouvoirs et délégations, bien que l’arrêté du 12 avril 2018 ne mentionne pas l’appartenance du signataire à la personne morale qu’il représente comme point sur lequel porte le contrôle permettant de vérifier la signature, cela ne change pas l’état du droit sur les pouvoirs et délégations.
Ainsi, il appartient à l’acheteur de s’assurer que le signataire dispose bien de la capacité à engager l’organisme, notamment pour le montant prévu par le contrat.
Le guide prévoit aussi quelques menues précisions :
En matière de négociation, la DAJ est interrogée sur l’obligation de prévoir la remise des offres par voie électronique. La réponse apportée indique simplement que le profil acheteur doit permettre la remise d’offres successives. Si tel n’est pas le cas, l’acheteur pourrait utiliser d’autres outils, uniquement si ces derniers respectent les exigences techniques nécessaires[5].
La DAJ rappelle enfin que l’obligation de dématérialisation ne remet pas en cause les règles de mise en concurrence pour les marchés supérieurs à 25 000€. De même, concernant le délai de standstill, l’impact de la dématérialisation se limite à la simple réduction du délai à 11 jours au lieu de 16.
La suite au prochain épisode !
[1] A.28 page 17
[2] A.86 page 35
[3] A.94 page 38
[4] A.130 page 48
[5] Ces dernières étant fixées dans l’annexe 8 du CCP
