Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation de la passation des marchés publics est obligatoire, elle tend a le devenir également pour la phase exécution, conformément aux objectifs énoncés par le Plan de transformation numérique d’ici 2022.
Et lorsque l’on évoque la dématérialisation de « bout en bout », cela pose évidemment la question du cycle de vie des documents et des modalités de leur conservation.
Deux nouveaux guides éclairent les acteurs de la commande publique sur l’archivage, et autant dire qu’en la matière un guide est toujours bienvenu, et alors deux, c’est encore mieux !
On a d’une part un référentiel de conservation (Cycle de vie des documents issus des marchés publics, référentiel de conservation) et d’autre part un guide sur l’archivage dans sa forme numérique (Guide pour l’archivage numérique de la commande publique).
Ce dernier guide sur l’archivage numérique donne les clés techniques et organisationnelles pour mettre en place cet archivage qui fait également l’objet d’un nouveau référentiel que nous allons nous attacher ici à synthétiser.
De quoi parle-t-on ?
L’archivage est défini dans le code du patrimoine comme étant « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité[1] ». En l’occurrence, en matière de marchés publics, les documents produits ont le statut d’archives publiques.
En effet le code de la commande publique prévoit que les acheteurs doivent conserver les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation et les pièces constitutives du marché[2].
On parle alors de D.U.A, c’est-à-dire de Durée d’Utilité Administrative. C’est le laps de temps de conservation des documents qui court à compter d’un évènement déclencheur. Il peut s’agir de la date de notification, de la date de décision d’infructuosité ou encore de la date de fin d’exécution financière.
A l’issu de cette durée, il y a le sort final. Là, il y a deux chemins possibles, soit l’élimination de l’archive, soit sa conservation historique.
Notons enfin que les documents des marchés publics ont un statut hybride, du fait d’une dématérialisation partielle. Ainsi on considère deux types de documents, les documents numériques natifs, et les documents issus de la numérisation de documents papiers. L’identification des originaux et leur sécurisation ainsi que la mise en place de bonnes pratiques doivent donc dans ce contexte constituer un point d’attention. Cela dit, le référentiel de conservation du guide proposé en ANNEXE 2 ne fait pas de distinction de support et s’applique aussi bien au papier qu’à l’électronique.
Quelle durée de conservation ?
De 5 à 10 ans…
Majoritairement les documents doivent être conservés soit 5 ans, soit 10 ans, selon leur nature.
On peut toutefois synthétiser de la manière suivante…
Les documents de la procédure de passation sont à conserver pour une durée de 5 ans à compter de la date de notification du marché.
Les documents relatifs à l’exécution sont à conserver pour une durée de 10 ans à compter de la date de fin d’exécution.
Mais cela ne suffit pas, car parfois la distinction s’impose également entre les marchés de fournitures et services et les marchés de travaux.
Le guide présente donc dans son ANNEXE 2 avec détail, document par document, les dates de conservation de l’ensemble des pièces d’un marché public, en faisant également état du type de marché (fournitures et services ou travaux si besoin est).
Voir jusqu’à 70 ans …
Dans certains cas la durée de conservation peut être amenée à être allongée.
En matière pénale : Il est possible d’envisager d’allonger la D.U.A pour se prémunir contre les risques de poursuite et/ou de condamnation (favoritisme, prise illégale d’intérêt pour les délits, ou faux en écriture publique pour les crimes). Les délais de prescriptions sont de 6 ans pour les délits, et 20 ans pour les crimes.
En matière environnementale : Dans les cas où des travaux d’ampleur sont réalisés sur des bâtiments (construction, modification structurelle, etc.), avec des risques susceptibles pour l’environnement il peut être intéressant de conserver les documents liés à ces marchés durant toute la vie du bâtiment.
Le Code de l’environnement prévoit également un délai de prescription de 10 ans pour les dommages causés à l’environnement.
En matière intellectuelle : Dans le cas d’une cession ou d’une concession de propriété intellectuelle la durée légale des droits d’auteur est fixée à 70 ans à compter du décès de l’auteur, le guide préconise même dans certains cas particuliers une durée de 140 ans !
Autant dire que la D.U.A, c’est pratiquement du cas par cas !
Quel sort pour les documents à la fin de la durée de conservation ?
Le sort final peut prendre deux formes.
La conservation historique. En matière de marchés publics cela peut répondre à deux types d’objectifs.
- Documenter le processus des marchés publics.
- Conserver la trace des marchés publics dont l’objet représente un intérêt.
L’élimination des documents. Pour qu’il y ait élimination cela doit se faire sur autorisation de la personne en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.
Au final, la dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre d’un processus de versement dans un ou plusieurs systèmes successifs d’archivage électronique, à même de gérer dans les règles de l’art les différents stades du cycle de vie des archives.
Tout cela est détaillé au sein du deuxième guide, le guide pour l’archivage numérique de la commande publique.
Guide « Cycle de vie des documents issus des marchés publics », Version 1 Janvier 2021
Voir également le GUIDE pour l’archivage numerique de la commande publique
[1] Article L211-1 du code du patrimoine
[2] Articles R2184-12 et R2184-13 du code de la commande publique
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