Parce que l’échéance du 1er octobre est très proche, que la demande des acheteurs et des fournisseurs sur le sujet est très pressante, la DAJ vient de publier un guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics.
Reprenant le standard des « questions fréquemment posées », le document d’une quarantaine de pages se décline en deux versions : l’une pour les acheteurs, l’autre pour les opérateurs économiques.
Les quelques cent questions/réponses s’orientent autour de quatre axes thématiques majeurs :
Le profil d’acheteur : un outil incontournable
Présenté comme l’outil majeur de la dématérialisation, le profil d’acheteur sera en effet incontournable pour la mise en ligne des documents de la consultation par les acheteurs, le dépôt des plis par les fournisseurs, et la publication des données essentielles.
Outre le cadre réglementaire commun s’agissant des exigences minimales, les aspects pratiques du guide diffèrent bien entendu en fonction du public visé.
Côté acheteur, le point est fait sur les problématiques liées à la mise en ligne des documents et au traitement des plis électroniques, côté fournisseur il est répondu aux questions entourant le dépôt des plis sur la plateforme.
Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises : à tous les stades de la procédure
Occasion pour la DAJ de rappeler que l’obligation de dématérialisation des échanges s’applique à tous les niveaux de la procédure : la mise à disposition des documents de la consultation, la réception des offres, les questions/réponses, mais également la notification des décisions (lettre de rejet par exemple).
Là encore, exit l’envoi de courriels, la DAJ présente le profil d’acheteur comme « le meilleur outil disponible »[1] afin de satisfaire à cette obligation, dans le respect des contraintes de sécurité et de traçabilité imposées par le décret du 25 mars 2016[2].
Sont également évoqués des questionnements communs relatifs à l‘utilisation de la copie de sauvegarde, l’obligation du « dites-le nous une fois« , la dématérialisation des factures, ou encore l’archivage.
Signer électroniquement les marchés publics : savoir anticiper l’avenir
Source de nombreuses interrogations, voire d’inquiétude, la DAJ prend une nouvelle fois position sur la signature électronique des marchés en affirmant que :
- La signature électronique des marchés est, en l’état actuel du droit, facultative.
- Il s’agit toutefois d’une souplesse temporaire accordée aux acheteurs et aux entreprises, afin de leur laisser le temps de s’organiser (choix de la personne titulaire du certificat de signature, mise en place de délégations, temps d’attente pour la délivrance du certificat)[3].
- La signature électronique va devenir obligatoire pour tous[4] : un décret interviendra afin de fixer cette échéance.
La DAJ rappelle également qu’un document revêtu d’une signature manuscrite, puis envoyé de manière dématérialisée après avoir été scanné n’a que la valeur d’une copie, ce qui constitue une pratique qui n’est ni recommandable, ni souhaitable[5].
Enfin, le guide martèle que les pièces de la candidature et de l’offre n’ont pas à être signées, et qualifie durement la pratique consistant à exiger la signature de tous les documents du marché.
Qualifié de « formalisme excessif et inutile« , il préconise de n’exiger la signature que de l’offre finale qui constituera le marché[6].
Le document unique de Marché Européen (DUME) : futur standard de candidature aux marchés
Dispositif mis à disposition des acheteurs et des fournisseurs, le DUME est un outil facultatif, que l’acheteur a toutefois l’obligation d’accepter depuis le 1er avril 2018.
Présenté comme un outil de simplification d’accès à la commande publique, il a vocation à remplacer le dispositif MPS à compter du mois d’avril 2019, et les actuels formulaires DC1 et DC2[7].
Le guide rappelle que le service DUME est disponible, de manière plus ou moins étendue en terme de fonctionnalités, via l’utilitaire disponible sur le portail de l’Etat et de l’Union européenne[8], mais également via les « services exposés » des profils d’acheteurs[9].
Véritable « guide des bonnes pratiques » en matière de dématérialisation, la lecture, voire la diffusion de ces guides est un prérequis essentiel afin de comprendre les enjeux, les obligations, et les outils du « tout démat 2018 « .
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Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics, pour les acheteurs, et pour les opérateurs économiques
[1] Question A 35
[2] Article 42
[3] Guide acheteurs p. 22
[4] V. en ce sens la question A 72
[5] Questions A 55, A 63, A 66 et A 68
[6] Question A 60
[7] Question A 97
[8] https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=fr
[9] Lesquels disposent de fonctionnalités plus étendues, notamment en termes de reprise de données
