Archivage et dématérialisation, comment faire rimer ces deux obligations ?
Rappelons qu’en matière d’archivage le Code du patrimoine[1] prévoit que tous les documents produits et reçus dans le cadre du processus des marchés publics par les collectivités territoriales ont le statut d’archives publiques. En cela le référentiel de conservation publié en début d’année (rappelez-vous notre article : L’archivage dans les marchés publics, comment ça marche ?) établit le rôle de chacun et les enjeux de l’archivage numérique.
Les acheteurs publics, notamment les collectivités territoriales, doivent assurer l’archivage et la conservation des documents de leurs marchés publics. Toutefois, qu’en est-il en pratique ?
Un sénateur a sollicité le ministère de la culture en indiquant qu’« un grand nombre de collectivités s’interroge sur l’archivage des pièces obligatoirement dématérialisées. En effet, l’investissement dans une solution d’archivage électronique étant assez coûteuse, ces collectivités s’interrogent quant à l’obligation de « re-matérialiser » les documents en les imprimant pour les conserver sous format papier ».
En pratique il existe donc deux types de documents : les documents numériques originaux et les copies numériques de documents papiers. Dans le second cas, la numérisation peut-elle suffire ?
La nécessité de s’assurer de la valeur probante des documents
Qu’il s’agisse de documents numériques ou de copies numériques de documents papiers, le ministère de la culture rappelle les différents modes d’archivage à disposition des collectivités :
- D’une part, il existe la conservation dans un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013.
- D’autre part il est possible d’envisager – compte-tenu de la durée de conservation relativement limitée des documents de marché public ( 5 à 10 ans) – la conservation sur le profil d’acheteur « lorsque celui-ci y consent » ou la mise en place d’un espace de stockage sécurisé avec notamment des accès restreints et le recours à un système d’empreintes. Toutefois dans ce cas, la valeur probante des documents sera moins susceptible d’être reconnue par le juge.
La présomption de fiabilité ou l’appréciation du juge
Un décret de 2016 [2] vient préciser les conditions permettant à une copie de bénéficier d’une présomption de fiabilité. Aux termes du premier article de ce décret et sous réserve d’une jurisprudence à venir…
→ la rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement. En effet, les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui font partie intégrante de l’original ne peuvent être rematérialisées.
A l’inverse, la copie numérique de documents originaux au format papier n’est, quant à elle, présumée fiable que si sont respectées certaines conditions techniques détaillées dans le décret de 2016 (date de création de la copie, empreinte électronique, condition de conservation sans altération…).
Au final, le ministère conclu sur ce point en précisant qu’il reviendra au juge de statuer sur la valeur probante des écrits présentés, dont la fiabilité ne peut être présumée. Reste donc à attendre, LA jurisprudence !
QR n°23503, du 02 septembre 2021, Archivage des marchés publics issus de la dématérialisation
