Une récente instruction intéresse directement les établissements publics de santé (EPS) et reprend les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation totale des documents de la chaine comptable et financière.
Ce déploiement incontournable engage un certain nombre d’éléments. L’occasion pour nous de revenir, à la lumière de cette instruction relative aux EPS, sur les grands points de la dématérialisation de « bout en bout ».
La dématérialisation des échanges porte des enjeux d’efficience économique, de qualité comptable, et un objectif évident de zéro papier.
Ces enjeux impliquent des obligations de déploiement fixées réglementairement, et celui-ci s’opère, dans le secteur hospitalier avec une pluralité d’acteurs : les entreprises, les comptables publics et les patients.
- Les EPS doivent être en capacité de recevoir et de traiter la facturation électronique depuis le 1er janvier 2017. A court terme, l’objectif est que la dématérialisation des échanges avec les entreprises, qui a donc été initiée avec la facturation électronique et la mise en place du portail Chorus Pro, portera sur l’intégralité du processus « achat / approvisionnement». L’objectif étant d’étendre le périmètre de la dématérialisation à l’ensemble de la chaine « achat-approvisionnement » des EPS.
- Les EPS sont également soumis à l’obligation de recevoir le DUME électronique dès le 1er avril 2018.
L’instruction précise que la réponse aux obligations de dématérialisation d’ici octobre 2018 pour les EPS passe par la mise en œuvre d’un flux unique de données « marchés publics et concessions ». Dans le cadre du déploiement des GHT, le flux unique de données permettra une mise en œuvre facilité de la transmission des données et des pièces de marché par le seul établissement support dans le cas d’un groupement de commandes.
Il est finalement question de remédier à l’état d’avancement de la dématérialisation dans le secteur hospitalier. Sur les outils utilisés :
- L’instruction précise que le protocole PES v2 dans les EPS est en passe d’être généralisé.
- L’obligation de dématérialisation des pièces comptables et justificatives de dépense court à compter du 1 er janvier 2019 pour les EPS concernés par la loi NOTRé.
- Pour les besoins de consultation et d’archivage numérique, les EPS compteront sur l’ORC : outil de recherche et de consultation qui devrait être mis en place au cours du premier semestre 2018.
Cette démarche globale de dématérialisation appelle donc des actions prioritaires à mettre en œuvre pour les EPS. Cela s’engage notamment par l’adaptation des systèmes d’information hospitalier (SIH) plus particulièrement les outils de gestion économique et financière (GEF) avec la mise en place des protocoles PES, ou encore des outils de GED. L’instruction indique que « cela suppose la conduite d’un projet de transformation en vue de rénover en profondeur les relations entre les différents acteurs ».
Afin de faciliter le suivi de la dématérialisation par les EPS, la DGFIP opère le déploiement d’un corpus documentaire dont elle fait état à la fin de l’instruction.
